E-MAİL KURALLARI

Yüz yüze iletişimin birer parçası olan beden dili ve ses tonunun internet ortamında eksikliği, iletişimde ve kişinin kendisini yeterince ifade etmesinde bazı eksiklikleri de beraberinde getirmektedir.
Bu açıdan e-mail gönderirken bazı hususlara dikkat etmek yerinde olacaktır.

01-
İş yazışmalarının dışındaki e-mail kullanımında hisleri ifade etmek için gelişen bir takım sembolleri, iş hayatı dışındaki e-mailler için kullanmak daha uygun olacaktır.

02- Yazdığımız kişi veya gruba kendimizi en iyi şekilde ifade etmek için açık ve net cümleler kurmaya, konuyu fazla uzatmadan ifade etmeye özen gösterilmelidir.

03- Konu (Subject) bölümüne mutlak uygun bir başlık koymalıdır. E-mail gönderirken gönderdiğiniz kişinin sizin mesajınızla ilk karşılaşması e-mailin konusunda olacağı için, e-mailin konusunun, içeriğiyle örtüşen, gönderdiğiniz kişinin daha sonra göndermiş olduğunuz e-maili diğer birçok e-mailler  arasından bulabilmesini sağlayacak derece açık olması büyük önem taşımaktadır.
Konusu olmayan e-mail hem profesyonellikten uzaktır ve hem de virüs içerme tehlikesinden dolayı açılmadan silinen bir e-mail olma tehlikesi vardır.

04- Yazılan metinde imla hatalarını önlemek için son kontrolü yapıp, eklenmiş olan dosyaları (attachmentları) yeniden gözden geçirip göndermek, olası yanlışları düzeltecek ve kendimizle ilgili yanlış mesaj vermeyi engelleyecektir. 

05- E-maillerde büyük harfler kullanmak, bağırmak veya agresiflik olarak algılanacağından küçük harfler kullanmaya özen gösterilmelidir.

06- E-mailler kısa ve özlü olmalıdır. Karşı tarafın sisteminin kapasitesini düşünerek gereksiz e-mail gönderimleri yapmaktan ve sistemleri meşgul etmekten kaçınılmalıdır.

07- Bir e-grup içindeyseniz ve bu grubun içinde bir kişiyle yazışmak isteniyorsa, o grubun adresine değil, kişinin kendi adresine e-mail göndermek uygun olacaktır. Diğer üyelerin iki kişi arasında kendilerini ilgilendirmeyen bir konuda e-mail alması, vakit kaybetmesi ve sisteminin meşgul edilmesi doğru bir davranış olmayacaktır. Ayrıca bazı e-gruplarda yer alan bilgiler o gruba özel olduğundan, o grup dışındaki kişilere yollamadan önce gönderen kişi ile irtibata geçilmesi yerinde bir davranış olacaktır.

08- Başkasından gelen e-mailleri kendi çevrenize göndermek de etik kurallara aykırıdır.

09- Bizden çıkan bir e-mailin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığını anlamak için, hem teknolojiye güvenerek ve hem de tedbiri elden bırakmamak açısından e-mail gönderdiğimiz kişiden teyit almak, ayni zamanda kendi e-mailimize de (bcc) yapmak yerinde olacaktır.

10- E-mailleri, gönderilen kişiye hitaben yazıp, kendi adımızı yazarak bitirmelidir. Seçilen hitap şekli, dil, üslup ve ifade tonu alıcının kimliğine uygun olmalıdır

11- Gelen e-mailler, mutlaka ilk önce dikkatle okunduktan sonra cevaplandırılmalıdır.

12- E-maillerde esprili veya alaycı bir dil kullanılmamalıdır..

13- E-maillerde kişiye değil konuya cevap vermelidir.
14- Sinirlenecek bir e-mail alındığında, cevaplamadan önce mutlaka bir süre beklemelidir.

15- E-mailde gönderilen her türlü bilgi ve ifadenin saklanabilir olduğu ve ertesi günkü gazetelerde bas sayfaya haber olabileceği hiç unutulmamalıdır.

ALINTI

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s