Yüz yüze iletişimin birer parçası olan beden dili ve ses tonunun internet ortamında eksikliği, iletişimde ve kişinin kendisini yeterince ifade etmesinde bazı eksiklikleri de beraberinde getirmektedir.
Bu açıdan e-mail gönderirken bazı hususlara dikkat etmek yerinde olacaktır.

01- İş yazışmalarının dışındaki e-mail kullanımında hisleri ifade etmek için gelişen bir takım sembolleri, iş hayatı dışındaki e-mailler için kullanmak daha uygun olacaktır.

02- Yazdığımız kişi veya gruba kendimizi en iyi şekilde ifade etmek için açık ve net cümleler kurmaya, konuyu fazla uzatmadan ifade etmeye özen gösterilmelidir.

03- Konu (Subject) bölümüne mutlak uygun bir başlık koymalıdır. E-mail gönderirken gönderdiğiniz kişinin sizin mesajınızla ilk karşılaşması e-mailin konusunda olacağı için, e-mailin konusunun, içeriğiyle örtüşen, gönderdiğiniz kişinin daha sonra göndermiş olduğunuz e-maili diğer birçok e-mailler  arasından bulabilmesini sağlayacak derece açık olması büyük önem taşımaktadır.
Konusu olmayan e-mail hem profesyonellikten uzaktır ve hem de virüs içerme tehlikesinden dolayı açılmadan silinen bir e-mail olma tehlikesi vardır.

04- Yazılan metinde imla hatalarını önlemek için son kontrolü yapıp, eklenmiş olan dosyaları (attachmentları) yeniden gözden geçirip göndermek, olası yanlışları düzeltecek ve kendimizle ilgili yanlış mesaj vermeyi engelleyecektir. 

05- E-maillerde büyük harfler kullanmak, bağırmak veya agresiflik olarak algılanacağından küçük harfler kullanmaya özen gösterilmelidir.

06- E-mailler kısa ve özlü olmalıdır. Karşı tarafın sisteminin kapasitesini düşünerek gereksiz e-mail gönderimleri yapmaktan ve sistemleri meşgul etmekten kaçınılmalıdır.

07- Bir e-grup içindeyseniz ve bu grubun içinde bir kişiyle yazışmak isteniyorsa, o grubun adresine değil, kişinin kendi adresine e-mail göndermek uygun olacaktır. Diğer üyelerin iki kişi arasında kendilerini ilgilendirmeyen bir konuda e-mail alması, vakit kaybetmesi ve sisteminin meşgul edilmesi doğru bir davranış olmayacaktır. Ayrıca bazı e-gruplarda yer alan bilgiler o gruba özel olduğundan, o grup dışındaki kişilere yollamadan önce gönderen kişi ile irtibata geçilmesi yerinde bir davranış olacaktır.

08- Başkasından gelen e-mailleri kendi çevrenize göndermek de etik kurallara aykırıdır.

09- Bizden çıkan bir e-mailin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığını anlamak için, hem teknolojiye güvenerek ve hem de tedbiri elden bırakmamak açısından e-mail gönderdiğimiz kişiden teyit almak, ayni zamanda kendi e-mailimize de (bcc) yapmak yerinde olacaktır.

10- E-mailleri, gönderilen kişiye hitaben yazıp, kendi adımızı yazarak bitirmelidir. Seçilen hitap şekli, dil, üslup ve ifade tonu alıcının kimliğine uygun olmalıdır

11- Gelen e-mailler, mutlaka ilk önce dikkatle okunduktan sonra cevaplandırılmalıdır.

12- E-maillerde esprili veya alaycı bir dil kullanılmamalıdır..

13- E-maillerde kişiye değil konuya cevap vermelidir.
14- Sinirlenecek bir e-mail alındığında, cevaplamadan önce mutlaka bir süre beklemelidir.

15- E-mailde gönderilen her türlü bilgi ve ifadenin saklanabilir olduğu ve ertesi günkü gazetelerde bas sayfaya haber olabileceği hiç unutulmamalıdır.

ALINTI